依頼内容について

電話代行サービスで最も重要なことは、依頼内容です。電話代行サービス会社の優秀なオペレーターが対応すると言っても、依頼された会社の仕事内容を把握するには時間がかかります。ですから、どのような電話対応を行うのか、連絡先や報告を行う担当者などを覚える必要があります。

電話代行サービス会社のオペレーターは電話内容だけで仕事内容を取り次がなくてはなりませんから、事前に細かい打ち合わせが必要になります。

会社の仕事内容もさまざまであり、商品を販売している店舗の電話問い合わせ窓口と、スタッフへの業務連絡の窓口とでは依頼内容に大きな違いがあります。その都度、応対を変える必要もありますから、依頼内容について電話代行サービス会社と細かく打ち合わせをしなければなりません。

取引先や顧客などからどのような電話がかかってくるのか、あらゆるケースを想定しながら打ち合わせが行われます。電話代行サービス会社のオペレーターなので、基本的な電話のマナーはできていますが、その会社の仕事内容については、新入社員と同じレベルと言っても過言ではありません。仕事内容が複雑になりそうな場合は、ミスを防ぐためにも、はじめは簡単な窓口業務だけ依頼した方がいい場合もあるかもしれません。

サービス導入の流れ

電話代行サービスを導入する方法ですが、最初に電話やメールなどで電話代行会社に問い合わせを入れましょう。折り返し連絡があり、契約の内容を説明してくれることがほとんどですから、その際にしっかり内容を確認します。内容は、それぞれの電話代行サービス会社によって異なることが多いので、自分が連絡をした会社にどのようなプランがあるのかチェックします。電話代行サービス会社によっては、その会社の業務形態に沿ったオリジナルのプランを作成しているところもあります。

電話代行サービス会社の説明を聞き、契約内容や料金に納得できれば、申し込みとなります。依頼人の要望に合わせてサービス開始日が決まりますが、早急に利用にしたい場合は、その日のうちに利用することも可能です。

電話代行サービスでは電話の転送サービスを利用していますから、会社の電話番号をそのまま使うことができ、電話番号の変更などの面倒な手続きを行う必要はありません。簡単な設定を行うだけですぐに利用できるのです。

電話代行サービスでは、電話の転送サービスを利用するため転送機能が必要になりますので、利用している電話に転送機能が付いているかどうかの確認を行います。電話代行サービス会社によっては、転送サービスの利用方法などの説明を行ってくれるところもあります。

利用するメリット

電話代行サービスを利用するメリットとして、電話対応だけのスタッフを雇う必要がなくなるという利点もあります。スタッフを雇うには人件費がかかりますし、教育も必要になります。電話代行サービスを利用すれば、契約したその日から電話の窓口に受付を置くことができます。少ない社員で仕事を行っている企業にとっては、とても便利なサービスと言えるでしょう。

電話代行サービスを利用すれば、顧客からの問い合わせや急ぎの用件などに関した電話が素早く受け取れます。さらに、電話の内容は、すぐに担当者へ伝えられるようになっていることが多いため、会社の信用を保つことができます。すぐに電話に出られないようなケースであっても、連絡内容を迅速に確認できるようになっています。

電話代行サービスの契約内容によっては、かかってきた顧客からの問い合わせに対して自社の商品やサービスを説明することもできるものがあります。店舗の運営やネットショップを開いている場合などに対応可能なケースがありますから、確認してみるとよいでしょう。

どんな契約ができるかについては、電話代行サービス会社の規模にもよります。大手であれば、バリエーションに富んだサービスが可能です。

電話代行サービス

起業する際は、顧客から依頼を受ける窓口が必要になります。その窓口に置く受付の代わりをするのが、電話代行サービスです。社内と社外の連絡係として導入することができますが、電話代行サービスを導入すれば、オペレーターがいらなくなるため人件費の削減になることがあります。

新入社員を雇った場合などは、事務的な教育や電話応対の基礎などを教え込む必要がありますが、電話代行サービスのオペレーターの場合、すでに基礎的なことができているので、改めて教育の必要はなく丁寧な応対が期待できます。このサービスを依頼する側としては、従業員教育の手間を省くこともできます。

基本的な電話代行サービスの内容は、受付のオペレーターが、会社の顔に成り代わって電話対応するというものです。社員が在社している場合や必要でないときは、一時的に電話代行サービス会社側の電話対応をストップすることも可能です。そして、再び電話代行サービスを利用する場合は、サービスを再開するだけで済むのです。再開のための手続きなどは必要ないことが多く、切り替えも簡単にできます。

社内に従業員がいる場合でも、何か仕事をしているときに電話がかかってきたりすれば、そこで仕事を中断しなければならず効率も悪くなります。しかし、電話代行サービスを利用すると、このような仕事の中断を避けることができます。従業員が足りない会社は、電話代行サービスを取り入れることで人手不足をカバーすることも可能になります。